Niedawny wyrok NSA w sprawie refakturowania kosztów mediów przez osoby opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może wprowadzić ważne zmiany.
Wyrok ten został wydany w oparciu o następujący stan faktyczny:
Wnioskodawczyni rozliczająca się zryczałtowanym podatkiem dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zwróciła się do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o potwierdzenie, czy kwoty wynikające z refaktur za media, wystawianych najemcom stanowią przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem. Wskazała, że jest osobą fizyczną będącą polskim rezydentem podatkowym oraz właścicielką nieruchomości, na której znajdują się budynki magazynowe oraz magazynowo biurowe. W ramach prowadzonej działalności wynajmuje lokale w tych budynkach innym podmiotom. Umowy najmu przewidują, że najemcy zobowiązani są do uiszczania czynszu najmu jak i kosztów mediów według zużycia. Rozliczenie kosztów mediów odbywa się na podstawie refaktur.
Zdaniem Wnioskodawczyni, kwoty te nie powinny być uznawane za przychód podatkowy- refakturowane koszty mediów nie stanowią ostatecznie dla niej przysporzenia majątkowego, a jako wynajmująca jedynie pośredniczy w przekazywaniu należności do dostawców mediów.
Organ nie zgodził się z wnioskodawczynią. Uznał, że opłaty za media w tym przypadku stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego należy odprowadzić ryczałt. W ocenie organu taki przychód – niezależnie czy jest pobierany w ramach czynszu najmu czy odrębnie – stanowi przychód z najmu.
Z takim podejściem nie zgodził się jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny, który uchylił zaskarżoną interpretację. Wskazał, że zwrot przez najemców kosztów zużytych mediów nie stanowi definitywnego i ostatecznego przychodu po stronie wnioskodawczyni.
To stanowisko podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23) zwrócił uwagę, że podatniczka refakturowała koszty mediów na najemców bez doliczania marży, zatem nie uzyskiwała żadnej korzyści finansowej z tego tytułu. NSA podkreślił, że zwrot kosztów poniesionych przez wynajmującą za media zużywane przez najemców nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, który powinien być opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Stanowisko zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny należy uznać za w pełni zasadne. Refakturowane – bez doliczania marży – koszty mediów nie prowadzą po stronie wynajmującego do definitywnego przysporzenia majątkowego, a zatem nie powinny być traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Tym samym dotychczasowa praktyka organów skarbowych, zmierzająca do kwalifikowania zwrotu kosztów mediów jako przychodu z najmu/działalności, była w tym zakresie błędna.
