Od stycznia 2026 roku zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć konstrukcja księgi nie uległa zasadniczej zmianie, ustawodawca wyraźnie doprecyzował zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.
Podstawą prawidłowego prowadzenia PKPiR pozostają dwie zasady: rzetelności i niewadliwości. Księga jest rzetelna, jeśli odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Z kolei niewadliwość oznacza zgodność z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. W praktyce organ podatkowy bada nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również:
- czy potwierdza faktyczne poniesienie wydatku oraz
- czy umożliwia identyfikację jego charakteru gospodarczego.
Jedno pozostaje bez zmian, czyli to, że dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w PKPiR jest faktura. Za dowody księgowe uznaje się nie tylko klasyczne faktury, ale również faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.
W większości przypadków to faktura dokumentuje poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Pozwala to jednoznacznie wskazać strony transakcji, przedmiot transakcji, jej wartość oraz datę zdarzenia gospodarczego.
Nowe przepisy doprecyzowują, jakie warunki musi spełniać dokument inny niż faktura, aby mógł stanowić podstawę zapisu w PKPiR. Taki dowód powinien zawierać:
- oznaczenie wystawcy lub stron zdarzenia gospodarczego,
- datę wystawienia oraz datę dokonania zdarzenia gospodarczego,
- opis przedmiotu zdarzenia gospodarczego,
- wartość operacji,
- podpisy osób uprawnionych,
- oznaczenie umożliwiające powiązanie dokumentu z zapisem w księdze.
W praktyce oznacza to, że taki dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto dokonał zdarzenia gospodarczego, czego ono dotyczyło oraz jaka była jego wartość.
Za dowody księgowe uznaje się również:
- noty księgowe (sporządzane w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, które wynika z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub które zostało przekazane kontrahentowi),
- dowody opłat bankowych i pocztowych,
- inne dowody opłat.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Ich stosowanie jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Mogą one dokumentować m.in.:
- zakup niektórych produktów od ludności lub producentów,
- wartość produktów, które pochodzą z własnej uprawy lub hodowli,
- diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych,
- część kosztów eksploatacyjnych (czynszu, energii, gazu, wody czy telefonu) przypadające na działalność gospodarczą,
- opłaty sądowe i notarialne,
- wydatki parkingowe, które są udokumentowane biletem z parkometru albo biletem jednorazowy.
Katalog ten ma charakter zamknięty – co oznacza, że dowód taki nie może być wykorzystywany do dokumentowania innych wydatków, które nie zostały wskazane przez ustawodawcę.
Dowód wewnętrzny dokumentujący podróż służbową powinien zawierać:
- dane osoby odbywającej podróż,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Nowe przepisy regulują także sytuację, gdy towar trafia do podatnika przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku należy sporządzić opis otrzymanego towaru, który zawiera:
- dane dostawcy,
- rodzaj i ilość towaru,
- cenę jednostkową,
- wartość dostawy.
Dokument taki przechowywany jest jako dowód zakupu, a następnie łączony z otrzymaną fakturą.
Nowe objaśnienia uwzględniają funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. W PKPiR przewidziano miejsce na numer identyfikujący fakturę w systemie, co jest praktyczniejszym rozwiązaniem. Ustawodawca wyraźnie podkreślił znaczenie właściwego opisu zdarzeń gospodarczych w księdze. Opis ten powinien być: zwięzły, konkretny i odzwierciedlający rzeczywisty charakter wydatku.
