Autor: project-pro

Niedawny wyrok NSA w sprawie refakturowania kosztów mediów przez osoby opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych może wprowadzić ważne zmiany.

Wyrok ten został wydany w oparciu o następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni rozliczająca się zryczałtowanym podatkiem dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zwróciła się do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o potwierdzenie, czy kwoty wynikające z refaktur za media, wystawianych najemcom stanowią przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem. Wskazała, że jest osobą fizyczną będącą polskim rezydentem podatkowym oraz właścicielką nieruchomości, na której znajdują się budynki magazynowe oraz magazynowo biurowe. W ramach prowadzonej działalności wynajmuje lokale w tych budynkach innym podmiotom. Umowy najmu przewidują, że najemcy zobowiązani są do uiszczania czynszu najmu jak i kosztów mediów według zużycia. Rozliczenie kosztów mediów odbywa się na podstawie refaktur.

Zdaniem Wnioskodawczyni, kwoty te nie powinny być uznawane za przychód podatkowy- refakturowane koszty mediów nie stanowią ostatecznie dla niej przysporzenia majątkowego, a jako wynajmująca jedynie pośredniczy w przekazywaniu należności do dostawców mediów.

Organ nie zgodził się z wnioskodawczynią. Uznał, że opłaty za media w tym przypadku stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego należy odprowadzić ryczałt. W ocenie organu taki przychód – niezależnie czy jest pobierany w ramach czynszu najmu czy odrębnie – stanowi przychód z najmu.

Z takim podejściem nie zgodził się jednak Wojewódzki Sąd Administracyjny, który uchylił zaskarżoną interpretację. Wskazał, że zwrot przez najemców kosztów zużytych mediów nie stanowi definitywnego i ostatecznego przychodu po stronie wnioskodawczyni.

To stanowisko podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23) zwrócił uwagę, że podatniczka refakturowała koszty mediów na najemców bez doliczania marży, zatem nie uzyskiwała żadnej korzyści finansowej z tego tytułu. NSA podkreślił, że zwrot kosztów poniesionych przez wynajmującą za media zużywane przez najemców nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej, który powinien być opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Stanowisko zaprezentowane przez Naczelny Sąd Administracyjny należy uznać za w pełni zasadne. Refakturowane – bez doliczania marży – koszty mediów nie prowadzą po stronie wynajmującego do definitywnego przysporzenia majątkowego, a zatem nie powinny być traktowane jako przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Tym samym dotychczasowa praktyka organów skarbowych, zmierzająca do kwalifikowania zwrotu kosztów mediów jako przychodu z najmu/działalności, była w tym zakresie błędna.

Od stycznia 2026 roku zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Choć konstrukcja księgi nie uległa zasadniczej zmianie, ustawodawca wyraźnie doprecyzował zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą prawidłowego prowadzenia PKPiR pozostają dwie zasady: rzetelności i niewadliwości. Księga jest rzetelna, jeśli odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Z kolei niewadliwość oznacza zgodność z przepisami rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. W praktyce organ podatkowy bada nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również:

• czy potwierdza faktyczne poniesienie wydatku oraz 
• czy umożliwia identyfikację jego charakteru gospodarczego.

Jedno pozostaje bez zmian, czyli to, że dokumentem stanowiącym podstawę zapisów w PKPiR jest faktura. Za dowody księgowe uznaje się nie tylko klasyczne faktury, ale również faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.

W większości przypadków to faktura dokumentuje poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Pozwala to jednoznacznie wskazać strony transakcji, przedmiot transakcji, jej wartość oraz datę zdarzenia gospodarczego.

Nowe przepisy doprecyzowują, jakie warunki musi spełniać dokument inny niż faktura, aby mógł stanowić podstawę zapisu w PKPiR. Taki dowód powinien zawierać:

• oznaczenie wystawcy lub stron zdarzenia gospodarczego,
• datę wystawienia oraz datę dokonania zdarzenia gospodarczego,
• opis przedmiotu zdarzenia gospodarczego,
• wartość operacji,
• podpisy osób uprawnionych,
• oznaczenie umożliwiające powiązanie dokumentu z zapisem w księdze.

W praktyce oznacza to, że taki dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto dokonał zdarzenia gospodarczego, czego ono dotyczyło oraz jaka była jego wartość.

Za dowody księgowe uznaje się również:

• noty księgowe (sporządzane w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, które wynika z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub które zostało przekazane kontrahentowi),
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• inne dowody opłat.

Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody wewnętrzne. Ich stosowanie jest dopuszczalne wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Mogą one dokumentować m.in.:

• zakup niektórych produktów od ludności lub producentów,
• wartość produktów, które pochodzą z własnej uprawy lub hodowli,
• diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowych,
• część kosztów eksploatacyjnych (czynszu, energii, gazu, wody czy telefonu) przypadające na działalność gospodarczą,
• opłaty sądowe i notarialne,
• wydatki parkingowe, które są udokumentowane biletem z parkometru albo biletem jednorazowy.

Katalog ten ma charakter zamknięty – co oznacza, że dowód taki nie może być wykorzystywany do dokumentowania innych wydatków, które nie zostały wskazane przez ustawodawcę.

Dowód wewnętrzny dokumentujący podróż służbową powinien zawierać:

• dane osoby odbywającej podróż,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
• stawkę i wartość przysługujących diet.

Nowe przepisy regulują także sytuację, gdy towar trafia do podatnika przed otrzymaniem faktury. W takim przypadku należy sporządzić opis otrzymanego towaru, który zawiera:

• dane dostawcy,
• rodzaj i ilość towaru,
• cenę jednostkową,
• wartość dostawy.

Dokument taki przechowywany jest jako dowód zakupu, a następnie łączony z otrzymaną fakturą.

Nowe objaśnienia uwzględniają funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur. W PKPiR przewidziano miejsce na numer identyfikujący fakturę w systemie, co jest praktyczniejszym rozwiązaniem. Ustawodawca wyraźnie podkreślił znaczenie właściwego opisu zdarzeń gospodarczych w księdze. Opis ten powinien być: zwięzły, konkretny i odzwierciedlający rzeczywisty charakter wydatku.

Podatek od spadków i darowizn pojawia się kiedy nabywca otrzymuje pewien majątek nieodpłatnie, czyli bez konieczności świadczenia ekwiwalentu za jego otrzymanie. W szczególności dotyczy to sytuacji, kiedy majątek przechodzi na nas w drodze spadku po zmarłej osobie lub w drodze darowizny. Takie przysporzenie majątkowe co do zasady podlega opodatkowaniu.

Ustawodawca przewidział jednak szereg zwolnień z obowiązku zapłaty podatku od spadków i darowizn. Najbardziej korzystne regulacje dotyczą osób zaliczonych do tzw. „grupy zerowej”, czyli najbliższej rodziny. W ich przypadku możliwe jest całkowite zwolnienie z podatku – pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych określonych w ustawie.

Co jednak w sytuacji, kiedy nie należymy do uprzywilejowanej grupy osób zwolnionych z podatku od spadku i darowizn? Okazuje się, że nawet wtedy w niektórych sytuacjach można skorzystać ze zwolnienia. Poniżej wymieniamy kilka mniej oczywistych sytuacji, w których warto ubiegać się o zwolnienie z podatku.

Ustawa od spadków i darowizn oprócz zwolnień podmiotowych czy podmiotowo – przedmiotowych, czyli związanych ze statusem osoby nabywającej, przewiduje także zwolnienia przedmiotowe, czyli takie, które są uzależnione od konkretnego składnika przekazywanego majątku. Tutaj nie ma znaczenia status osoby nabywającej, co oznacza, że ze zwolnienia może skorzystać osoba także niespokrewniona.

Takim przykładem jest nabycie gospodarstwa rolnego. Jeżeli darczyńca darowuje gospodarstwo rolne, istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia. Warunkiem jest jednak, aby przedmiotem darowizny było gospodarstwo rolne, które spełnia wymagania wskazane w przepisach ustawy o podatku rolnym. W szczególności chodzi tutaj o grunty rolne wraz z będącymi ich częścią składową drzewami i roślinami. Częścią takiego gospodarstwa mogą być także budynki takie jak np. stodoły. W wyniku nabycia takie gospodarstwo musi mieć powierzchnie co najmniej 11 hektarów i nie może przekroczyć 300 hektarów.

Kluczowym warunkiem jest prowadzenie takiego gospodarstwa przez okres co najmniej 5 lat od chwili nabycia. Jeżeli przed upływem tego okresu gospodarstwo zostanie sprzedane lub darowane, nabywca utraci zwolnienie od podatku. W praktyce oznacza to konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

Podobne rozwiązania przewidziano dla nabycia przedsiębiorstwa — zarówno w drodze dziedziczenia, jak i zapisu windykacyjnego. Przedsiębiorstwo stanowi zorganizowaną całość obejmującą różne składniki majątkowe, w tym rzeczy i prawa. Również w tym przypadku stopień pokrewieństwa między stronami nie ma znaczenia, ponieważ zwolnienie ma charakter przedmiotowy.

Aby móc skorzystać ze zwolnienia z podatku od spadków i darowizn, nabywca musi zgłosić nabycie przedsiębiorstwa w ciągu 6 miesięcy od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu stwierdzającego nabycie spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia lub wydania europejskiego poświadczenia spadkowego. Dodatkowym warunkiem jest prowadzenie przedsiębiorstwa przez co najmniej 2 lata od dnia nabycia.

Pojawia się pytanie, co w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo stanie się częścią większego podmiotu. Ustawa przewiduje, że warunki zwolnienia z podatku zostaną zachowane także wtedy, gdy przedsiębiorstwo zostanie wniesione jako wkład do spółki, a objęte w zamian udziały albo akcje nie zostaną zbyte przed upływem 2 lat od dnia nabycia własności przedsiębiorstwa lub udziału w nim.

Kolejną kategorią przedmiotów objętych zwolnieniem są dzieła sztuki i rękopisy będące twórczością spadkodawcy. Zwolnienie to przysługuje niezależnie od grupy podatkowej nabywcy, o ile spadkodawca prowadził działalność artystyczną, literacką lub naukową.

Należy pamiętać o wypełnieniu odpowiednich formularzy i złożeniu ich do właściwego urzędu skarbowego. Brak zgłoszenia nabycia może skutkować naliczeniem podatku, nawet jeśli w danej sytuacji przysługuje ustawowe zwolnienie.

Od 1 lutego 2026 roku zmieniły się zasady dotyczące terminów zwrotu nadwyżki podatku VAT. Ustawodawca wprowadził system zróżnicowanych terminów zwrotu podatku, uzależnionych od profilu podatnika, struktury sprzedaży, stopnia transparentności rozliczeń z perspektywy administracji skarbowej oraz sposobu dokumentowania transakcji.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady obowiązujące od lutego 2026 roku.

PODSTAWOWE PRAWO DO ZWROTU ORAZ PODSTAWOWY TERMIN ZWROTU VAT

Punktem wyjścia pozostaje zasada, zgodnie z którą nadwyżka podatku naliczonego nad należnym może zostać przeniesiona na następne okresy rozliczeniowe lub zwrócona podatnikowi na jego rachunek.

Od 1 lutego 2026 roku podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 40 dni od dnia złożenia rozliczenia. Termin ten będzie stosowany w sytuacji, gdy podatnik nie spełnia warunków do zastosowania terminów skróconych, a jednocześnie nie występują przesłanki do jego wydłużenia.

Należy jednak pamiętać, że organ podatkowy może przedłużyć termin zwrotu, jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji. Przedłużenie może nastąpić do czasu zakończenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego oraz kontroli celno-skarbowej.

Jeżeli po przeprowadzeniu weryfikacji okaże się, że zwrot był zasadny, urząd skarbowy wypłaci należną kwotę wraz z odsetkami.

ZABEZPIECZENIE MAJĄTKOWE A PRZYSPIESZENIE ZWROTU

Istotnym elementem systemu pozostaje możliwość uzyskania zwrotu mimo trwającej weryfikacji, pod warunkiem złożenia zabezpieczenia majątkowego. Zabezpieczenie majątkowe może przyjmować różne, ściśle określone formy. Może zostać ustanowione m.in. w formie:

• gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej,
• poręczenia banku,
• weksla z poręczeniem wekslowym banku,
• czeku potwierdzonego przez krajowy bank wystawcy czeku,
• papierów wartościowych na okaziciela o określonym terminie wykupu wyemitowanych przez Skarb Państwa lub Narodowy Bank Polski, bankowych papierów wartościowych i listów zastawnych o określonym terminie wykupu, wyemitowanych we własnym imieniu i na własny rachunek przez podmiot mogący być gwarantem lub poręczycielem zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

ZWROT VAT PRZY BRAKU SPRZEDAŻY OPODATKOWANEJ

Szczególne zasady dotyczą podatników, którzy w danym okresie rozliczeniowym nie wykonują czynności opodatkowanej.

W takim przypadku zwrot VAT następuje co do zasady w terminie 180 dni od dnia złożenia deklaracji. Termin ten może zostać skrócony do 60 dni, jeżeli podatnik złoży odpowiednie zabezpieczenie majątkowe.

ZWROT W TERMINIE 25 DNI

Ustawodawca utrzymał możliwość skorzystania z zwrotu w terminie 25 dni, pod warunkiem spełnienia wymogów takich jak, np.: ograniczenie kwoty nierozliczonych nadwyżek z poprzednich okresów, zapłata faktur za pośrednictwem rachunków ujawnionych organom podatkowym, składanie deklaracji oraz ciągłość rejestracji jako podatnik VAT czynny.

NAJKRÓTSZY TERMIN ZWROTU – 15 DNI

Termin 15-dniowy zwrotu, kierowany jest do podatników prowadzących sprzedaż detaliczną, w dużej części ewidencjonowaną na kasach online oraz opłacaną bezgotówkowo. Zwrot w terminie 15 dni jest możliwy, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące warunki:

• w ostatnich 3 okresach rozliczeniowych – a w przypadku podatnika, rozliczającego się za okresy kwartalne, w ostatnim kwartale rozliczeniowym – co najmniej 80% sprzedaży było ewidencjonowane na kasach online, a co najmniej 80% za tę sprzedaż było realizowanych bezgotówkowo,

• przez ostanie 6 miesięcy sprzedaż ewidencjonowana na kasach online wynosiła minimum 40 000 zł miesięcznie,

• w okresie objętym wnioskiem:
  
  • kwota zwrotu nie przekracza dwukrotności VAT od sprzedaży kas rejestrujących w danym okresie,
  • nierozliczona nadwyżka z poprzednich okresów nie przekracza 3000 zł,
  • deklaracja została złożona w terminie,
    
• warunki, które musi spełnić podatnik:
  
  • przez ostatnie 12 miesięcy podatnik był czynnym podatnikiem VAT i składał deklaracje,
  • przez co najmniej 3 miesiące posiadał rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT,
  • przez 6 miesięcy prowadził ewidencję sprzedaży wyłącznie na kasach online połączonych z Centralnym Repozytorium Kas.

Wydatki ponoszone przez podatnika na organizację wyjazdów szkoleniowo-integracyjnych dla pracowników oraz współpracowników mogą – przy spełnieniu określonych warunków – stanowić koszty uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Kluczowe znaczenie ma wykazanie związku tych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. W zakresie podatku od towarów i usług(VAT), prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w takim zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych w ustawie – w szczególności dotyczących usług noclegowych i gastronomicznych.

W przypadku tego typu wyjazdów firmy zwykle pokrywają swoim pracownikom i współpracownikom koszty noclegu, posiłków, szkoleń oraz nierzadko zajęć rozrywkowych. Ocena podatkowa tych wydatków zależy od kilku czynników: związku z działalnością gospodarczą, charakteru nabywanej usługi (kompleksowa czy rozdzielna), udziału współpracowników oraz obecności alkoholu w kosztach. Wydatki na alkohol nie stanowią kosztów uzyskania przychodów i nie dają prawa do odliczenia VAT – niezależnie od formy nabycia.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora KIS (sygn. 0111-KDIB1 1.4010.326.2025.3.BS), wydatki na organizację wyjazdów szkoleniowo-integracyjnych mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli przyczyniają się pośrednio do zwiększenia lub utrzymania przychodów spółki, służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów oraz wykazują związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością.

W zakresie VAT, istotne znaczenie ma forma nabycia usług. W przypadku zakupu kompleksowej usługi organizacji wyjazdu, obejmującej m.in. noclegi i gastronomię, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest wyłączone przez art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Jak wskazano w interpretacji Dyrektora KIS (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.488.2025.4.KK), kompleksowa usługa organizacji wydarzenia może wykazywać pośredni związek z działalnością opodatkowaną VAT, wpływając na funkcjonowanie i kompetencje zespołu, co uzasadnia odliczenie podatku naliczonego.

Odmiennie należy ocenić sytuację, gdy spółka nabywa poszczególne usługi oddzielnie. W takim przypadku, zgodnie z interpretacją o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.704.2022.4.ICZ, prawo do odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych jest wyłączone na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Udział współpracowników – takich jak osoby prowadzące działalność gospodarczą (B2B) czy zleceniobiorcy – nie wyklucza możliwości uznania wydatków za związane z działalnością gospodarczą, o ile ich obecność wpływa na poprawę funkcjonowania przedsiębiorstwa. W interpretacji o sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.944.2024.2.ŻR wskazano, że wydatki związane z organizacją wyjazdów, w których uczestniczą pracownicy, członkowie zarządu oraz współpracownicy, mogą wykazywać pośredni związek z działalnością gospodarczą spółki.

Znaczenie kompleksowości usługi zostało również podkreślone w decyzji Szefa KAS (sygn. DOP7.8101.157.2020.HEMD), zgodnie z którą nie należy sztucznie dzielić świadczenia na elementy składowe dla celów podatkowych. Całość świadczenia powinna być traktowana jako jedna usługa, co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie TSUE oraz polskich sądów administracyjnych.

Podsumowując, wydatki na wyjazdy szkoleniowo-integracyjne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz objęte prawem do odliczenia VAT, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów. Kluczowe znaczenie ma forma nabycia usług, ich związek z działalnością gospodarczą oraz cel organizacji wydarzenia.

Od 1 stycznia 2026 roku część podatników PIT zostanie objęta nowymi obowiązkami w zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej. Zmiany dotyczą osób zobowiązanych do składania miesięcznych plików JPK_V7M. Zgodnie z nowymi przepisami, będą oni musieli prowadzić księgi podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to konieczność stosowania programów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Po zakończeniu roku podatkowego dokumentacja ta będzie musiała zostać przesłana do urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej. W kolejnym etapie, od 2027 roku, obowiązek ten zostanie rozszerzony na pozostałych podatników PIT, w tym tych składających kwartalne pliki JPK_V7K. Od tego momentu również oni będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej oraz ich przesyłania do urzędu skarbowego.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie interaktywnych formularzy, które mają ułatwić realizację nowych obowiązków. Formularze te będą dostępne pod koniec grudnia 2025 roku. Podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych będą mogły skorzystać z dedykowanych narzędzi umożliwiających ich przesyłanie.

Analogiczne rozwiązania zostaną udostępnione dla podatników prowadzących ewidencję przychodów w formie ryczałtu, którzy będą mogli przesyłać ewidencję przychodów oraz wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

W związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie nowych regulacji, warto już teraz zweryfikować używane oprogramowanie księgowe oraz przygotować się do wdrożenia elektronicznego modelu prowadzenia dokumentacji podatkowej.

W związku z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, pojawiła się nowa metoda uwierzytelniania – certyfikat KSeF. To elektroniczne poświadczenie tożsamości, które umożliwi bezpieczne i sprawne korzystanie z systemu, szczególnie w trybach offline. Certyfikat będzie pełnił kilka kluczowych ról:

• Uwierzytelnienie w systemie KSeF
• Potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury
• Możliwość wystawiania faktur offline (np. w aplikacji fakturującej)
• Generowanie kodu QR potwierdzającego autentyczność i integralność faktury wystawionej offline

Jak uzyskać certyfikat?

Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli składać wnioski o certyfikat w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Wniosek będzie wymagał uwierzytelnienia się w KSeF – np. za pomocą:

• podpisu zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Certyfikat zostanie wydany po poprawnym przetworzeniu wniosku i będzie dostępny do pobrania przez wnioskującego.

Kto może wnioskować o certyfikat?

Bez dodatkowych warunków certyfikat mogą uzyskać:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podmioty niebędące osobą fizyczną, które posiadają uprawnienia właścicielskie i używają pieczęci elektronicznej.

Dane i identyfikacja

Certyfikaty będą wydawane na podstawie:

• numeru NIP – dla jednoosobowych działalności gospodarczych i podmiotów,
• numeru PESEL – dla osób fizycznych.

Certyfikat zawiera dane osoby lub podmiotu, dlatego:

• certyfikat z danymi osoby fizycznej może pobrać i używać wyłącznie ta osoba,

certyfikat wydany na podmiot (np. spółkę) nie jest przypisany do konkretnej osoby – odpowiedzialność za jego użycie spoczywa na organizacji.

Tokeny vs certyfikaty

Dotychczasowe tokeny nadal będą funkcjonować do końca 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą mogli korzystać zarówno z tokenów, jak i certyfikatów. Jednak od 1 stycznia 2027 r. tokeny zostaną wyłączone.

Różnica:

• Token zawiera deklarowane uprawnienia podatnika.
• Certyfikat służy do uwierzytelnienia – podobnie jak podpis kwalifikowany.

16 września 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy zmieniającej przepisy dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz innych ustaw. Nowelizacja przewiduje szereg istotnych zmian, które dotkną zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców.

1. Sprzedaż rzeczy ruchomych po leasingu

Projekt zakłada zmianę zasad opodatkowania sprzedaży rzeczy ruchomych, w tym samochodów osobowych, wykupionych po zakończeniu leasingu operacyjnego. Obecnie, jeśli podatnik przekazuje takie auto w darowiźnie najbliższej rodzinie, a ta sprzeda je po 6 miesiącach, można uniknąć PIT.

Od 1 stycznia 2026 r. sprzedaż bez podatku będzie możliwa dopiero po upływie 3 lat od końca roku, w którym nastąpiło nabycie w drodze darowizny. To znaczące wydłużenie terminu, które może być niekorzystne dla podatników.

2. Ulga mieszkaniowa – nowe ograniczenia

Dotychczasowe przepisy pozwalały na skorzystanie z ulgi mieszkaniowej nawet przy posiadaniu innych nieruchomości. Projekt nowelizacji wprowadza bardziej restrykcyjne warunki:

• Ulga będzie przysługiwać tylko wtedy, gdy podatnik nie posiada innej nieruchomości lub prawa o charakterze mieszkalnym.
• Wyjątkiem będzie przekazanie takiej nieruchomości zstępnym, Skarbowi Państwa lub gminie.
• Współwłaściciele posiadający 50% lub więcej udziałów nie skorzystają z ulgi.
• Małżonkowie mogą wyłączyć jedną nieruchomość objętą wspólnością majątkową.
• Nieruchomości nabyte w drodze spadku nie będą uwzględniane przy ocenie prawa do ulgi.

3. IP Box – nowe warunki preferencji

Preferencyjna stawka 5% w ramach IP Box będzie dostępna tylko dla podatników, którzy:

• Zatrudniają co najmniej 3 osoby na umowę o pracę przez minimum 300 dni w roku, lub
• Wypłacają wynagrodzenia co najmniej 3 osobom na innych umowach, w wysokości co najmniej trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw – pod warunkiem, że są płatnikami PIT lub składek ZUS.

Dodatkowo, osoby zatrudnione nie mogą być podmiotami powiązanymi z podatnikiem. Dochody z IP Box zostaną również włączone do podstawy obliczenia daniny solidarnościowej.

4. Danina solidarnościowa – doprecyzowanie zasad Projekt przewiduje możliwość pomniejszenia podstawy obliczenia daniny solidarnościowej o straty z lat ubiegłych, pod warunkiem że pochodzą z tego samego źródła dochodu.

5. Ryczałt – wyższa stawka dla podmiotów powiązanych

Nowelizacja wprowadza stawkę 17% ryczałtu dla przychodów z usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych – zgodnie z definicją z ustawy o PIT (np. wspólnik i spółka osobowa). To istotna zmiana dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem.

6. CIT estoński

Nowelizacja zakłada istotne zmiany m. in. w kategorii tzw. ukrytych zysków, zmieniając definicję samego ukrytego zysku oraz wskazując katalog wydatków uznanych za ukryte zyski bez względu na okoliczności transakcji. Decydujące znaczenie będzie miało dla tych wydatków jedynie to, czy są dokonywane na rzecz podmiotów powiązanych. Szczególne znaczenie będzie miało uznanie objęcie tą kategorią praktyk gospodarczych powszechnych w obrocie, takich jak najem czy świadczenie usług doradczych.